Šis ir raksts no autores pieredzes par ārpakalpojuma grāmatvedības pakalpojumu sniegšanu.
Ja padodas darbs ar skaitļiem un ir kaut nelielas zināšanas par biznesu un finansēm, tad grāmatvedības pakalpojumu sniegšana var būt kā iespēja darbam no mājām. Jāpiebilst gan, lai sniegtu pilna cikla grāmatvedību, zināšanas par valsts likumdošanu un grāmatvedību kā tādu ir nepieciešamas. Bet, ir iespējams piedāvāt saviem draugiem un paziņām tā saucamo “Pre-accounting” pakalpojumu. Tā ir dokumentu sagatavošana, sašķirošana un apkopošana pirms dokumentu nodošanas grāmatvedim. Šis process ir laikietilpīgs un prasa pacietību un cilvēkam, kas to veic, ir jābūt orientētam uz sīkumiem.
Grāmatveži parasti vēlas saņemt kārtīgus, saprotamus dokumentus, vai arī klients par to maksā lielāku naudu grāmatvedim, jo viņam ir jāveic šāda “assitēšana”. Un uzņēmumu vadītāji bieži vien ir ļoti aizņemti ar savām biznesa domām, un vēlas vienkārši “nomest” dokumentus lieki neiedziļinoties sīkumos- ne datumos, kad rēķini saņemti un apmaksāti, ne vēlas iedziļināties sistemātikā, lai viss būtu hronoloģiski un atbilstoši..
Grāmatveža stundas likme par šādu darbu būs krietni augstāka nekā ja tu piedāvāsi saviem paziņām apkopot dokumentus ikmēnesi. Tas ir kā dokumentu asistēšanas darbs, bet nav pilna laika. Atkarībā no dokumentu apjoma visticamāk aizņems ap 1-5h, lai visu apkopotu.
Kas tev būs jādara? Principā tev būs katru mēnesi jāsašķiro pa dokumentu grupām papīri un jāveic nelieli aprēķini. To kā šķirot vajadzētu izrunāt ar grāmatvedi un biznesa vadītāju, jo katram uzņēmumam ir sava specifika, kādi dokumenti un atskaites eksistē un kas ir prioritātes.
-Viena kaudzīte būs visi izejošie rēķini. Tie būs uzņemuma ienākumi, vajadzēs sašķirot vai nu pēc datumiem, vai klientiem, vai apmaksāts/neapmaksāts, nodokļu likmes utml. Var sarakstīt katra klienta kodu un grāmatojumus uz dokumentiem. Jāvienojas, kā nepieciešams šķirot.
-Nākamā kaudzīte būs saņemtie rēķini un čeki, pavadzīmes, tie ir visi izdevumi. Atkal pa sadaļām apmaksāts/ vēl neapmaksāts, klienta nr., specifika- par ko maksāts utt. Katram uzņēmuma būs savas nepieciešamības un vadlīnijas, kā labāk un pēc kādiem kritērijiem kārtot papīrus.
-Bankas izraksts. Būs jāpieliek visi darījuma attaisnojoši dokumenti (čeki, rēķini, kvītis..) un jāpārliecinās, ka nekas netrūkst.
-Algas. Summas un aprēķini, jāsaraksta darbinieku grafiks.
-Uzņēmumiem, kas izmanto automašīnas būs jāsaraksta ceļazīmes (atšiferējumi ar aprēķiniem kur un kad ir braukts).
-Tālāk jāsakārto pa grupām avansu norēķinu čeki, jāatšiferē kura uzņēmuma persona par kuriem izdevumiem ir maksājusi.
-Citi dokumenti var būt gan līgumi, gan kases atskaites, gan kvītis, taloni, gan autoratlīdzību aprēķini utt.
Visu šo iegūto informāciju ir noderīgi savadīt excel tipa tabulās, kur ir viegli redzami visi darījumi ar ko, par ko, kad, summa, pvn summa, partnera valsts u.c informācija, lai gan vadītājs gan grāmatvedis var ātri orientēties skaitļos.
Nododot šo informāciju grāmatvedim dzīve būs vieglāka un lielāks prieks strādāt ar sakārtotiem dokumentiem. Viņš šo informāciju apstrādās un pārbaudīs, un ievadīs profesionālā grāmatvedības programmā. Tālāk grāmatvedis veiks nodokļu aprēķinus un iesniegs atskaites Valsts Ieņēmumu dienestam (VID) Izmantojot Elektroniskās Deklarēšanas sistēmu (EDS).
Tālāko grāmatvedību aicinām nodot profesionāliem grāmatvežiem, jo tie vienmēr zinās par jaunākajām nodokļu un likumu aktualitātēm, kā arī viņi pārstāv uzņēmumu un atbild par iesniegto informāciju.
